Organisationstalent mit Überblick

 

Naketano ist wieder da. Altbekannt, nur ein bisschen neuer.

Wir machen Lieblingsteile für Menschen, die es gerne bequem haben, aber nicht beliebig. Und weil eine starke Marke nicht nur gute Ideen, sondern auch eine verlässliche Organisation braucht, suchen wir jemanden, der im Hintergrund den Überblick behält und dafür sorgt, dass im Alltag alles zusammenläuft.

Deine Rolle

Als Verwaltungsassistenz & Office Manager (m/w/d) bist du die zentrale organisatorische Anlaufstelle für die Naketano GmbH und unsere verbundenen Unternehmen. Du arbeitest unmittelbar mit der Unternehmensleitung zusammen, koordinierst Termine und Informationen, hältst Fristen nach und unterstützt Mitarbeitende ebenso wie externe Ansprechpartner.

Dabei erledigst du nicht nur klassische Verwaltungsaufgaben: Du übernimmst eigene kleinere Projekte und Sonderthemen, bereitest Entscheidungen vor und kommunizierst im Namen des Unternehmens mit Dienstleistern und Behörden. Vertrauliche geschäftliche und persönliche Informationen behandelst du jederzeit diskret.

 

Deine Aufgaben

Büroorganisation und Kommunikation

·  Du organisierst den Büroalltag und sorgst dafür, dass administrative Abläufe zuverlässig funktionieren.

·  Du bearbeitest Post, E-Mails und Telefonanfragen und verwaltest zentrale E-Mail-Postfächer.

·  Du koordinierst und priorisierst Termine und Kalender eigenständig.

·  Du bereitest Besprechungen vor und nach und verfolgst Aufgaben, Fristen und Entscheidungen.

·  Du erstellst und formatierst Schreiben, Tabellen und Präsentationen und stellst Informationen sowie Entscheidungsgrundlagen zusammen.

·  Du pflegst Stammdaten, Unterlagen und digitale Ablagesysteme.

Termine, Reisen und Dienstleister

·  Du planst und buchst Geschäftsreisen und bereitest Reisekostenabrechnungen vor.

·  Du organisierst Meetings, Veranstaltungen und Mitarbeiterevents.

·  Du bestellst und verwaltest Bürobedarf und koordinierst den Fuhrpark.

·  Du organisierst und steuerst externe Dienstleister und löst Bestellungen beziehungsweise Beauftragungen innerhalb abgestimmter Freigaben aus.

·  Du kommunizierst verbindlich mit externen Dienstleistern und Behörden.

Verwaltung, Personal und Finanzen

·  Du verwaltest Verträge, Versicherungen sowie rechtliche und behördliche Unterlagen.

·  Du bearbeitest administrative Personalthemen und unterstützt im Bewerbermanagement.

·  Du pflegst Personalakten, Urlaubsübersichten und Zeiterfassungen.

·  Du prüfst und erfasst Rechnungen, erstellst Ausgangsrechnungen und bereitest Unterlagen für die Buchhaltung vor.

·  Du unterstützt die Unternehmensleitung bei organisatorischen und persönlichen – ausdrücklich nicht privaten – Anliegen.

Projekte und Sonderthemen

·  Du koordinierst eigenständig kleinere Projekte und Sonderthemen für die Unternehmensgruppe.

·  Du holst Informationen ein, bereitest Sachverhalte übersichtlich auf und hältst die Umsetzung vereinbarter Maßnahmen nach.

·  Du erkennst organisatorischen Handlungsbedarf, schlägst pragmatische Lösungen vor und entwickelst Abläufe aktiv weiter.

Das bringst du mit

·  Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung ist wünschenswert; alternativ überzeugst du mit einer anderen passenden Ausbildung oder einschlägiger praktischer Erfahrung.

·  Erfahrung in Verwaltung, Sekretariat oder Office Management ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung.

·  Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind wünschenswert.

·  Du arbeitest sicher mit Microsoft Outlook, Word, Excel und PowerPoint.

·  Ein Führerschein der Klasse B ist wünschenswert.

So arbeitest du

·  Du arbeitest selbstständig, strukturiert und sehr zuverlässig.

·  Du organisierst gern, setzt Prioritäten sicher und behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick.

·  Du kommunizierst freundlich, verbindlich und adressatengerecht – intern wie extern.

·  Du handelst vorausschauend und lösungsorientiert und wartest nicht darauf, dass dir jeder nächste Schritt vorgegeben wird.

·  Du gehst diskret und verantwortungsbewusst mit vertraulichen Informationen um.

·  Du bist serviceorientiert, pragmatisch und arbeitest gern nah am operativen Tagesgeschäft.

·  Du hast Freude daran, Themen zuverlässig zum Abschluss zu bringen.

Das erwartet dich

·  Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in Vollzeit oder Teilzeit ab 30 Wochenstunden

·  29 Urlaubstage bei einer Fünf-Tage-Woche; bei abweichender Verteilung der Arbeitstage entsprechend anteilig

·  Flexible Arbeitszeiten von Montag bis Freitag

·  Vergütung nach Vereinbarung

·  Mitarbeiterrabatt

·  Betriebliche Altersvorsorge

·  Zuschuss zu Fahrtkosten beziehungsweise zum Deutschlandticket

·  Getränke am Arbeitsplatz

·  Weiterbildungsmöglichkeiten

·  Mitarbeiterevents

·  Kurze Entscheidungswege und direkter Austausch mit der Unternehmensleitung

·  Ein vielseitiger Aufgabenbereich mit eigenen Projekten und Gestaltungsspielraum

Arbeiten bei uns

Dein Arbeitsplatz ist in Essen. Da du zentrale organisatorische Aufgaben übernimmst, Post, Termine, Unterlagen und Dienstleister koordinierst und eng mit der Unternehmensleitung sowie dem Team zusammenarbeitest, ist die Position als Präsenzstelle vor Ort angelegt.

Die Stelle ist unbefristet und zum frühestmöglichen Zeitpunkt zu besetzen. Die Probezeit beträgt sechs Monate. Feste Abläufe und notwendige Erreichbarkeitszeiten stimmen wir im Rahmen der flexiblen Arbeitszeiten gemeinsam ab.

Naketano GmbH
Alfredstraße 57-65
45130 Essen
www.naketano.com